中小企業の経理効率化を考える

経理業務は効率化できる!

このサイトは従業員の規模10〜30人の中小企業の経理業務効率化を目指すサイトです。上場を目指すような厳密な会計業務を必要とされる企業には一切お役に立てません。

小さい会社の経営者にとって悩みの種の一つは、直接利益を生まない管理部門、特に経理部門に掛かるコストをなんとか抑えることはできないかということ。

経理のおばちゃんを一人雇うとなると、安く見積もっても、健康保険などを考えると20万円程度の給料は必要でしょう。

売上をあげる営業マンや製造部隊に給料を払うのは納得できるけれども直接利益を生まない経理には極力コストを抑えたいのがホンネでは無いでしょうか。

効率化を考えるには経理の業務がどんなものかを把握して、効率化できる箇所をみつけなければなりません。

おおざっぱに言ってしまうと経理の業務とは日々に取引の結果を記録していくことです。

売上が発生した、経費が発生して現金がいくら減った、給料をいくら支払った、取引先に銀行からいくら支払った・・・など、「発生した取引の記録」です。

同じ取引の記録でも、毎日やっていること、毎月やっていること、1年に1回だけやっていること分けることができます。経理の代表的な業務内容は次のようなものです。

日次の業務:
小口現金の管理(経費の精算・立て替えなど)、売上の記録、経費の記録

月次の業務:
給料の支払い、取引先への支払い、入金の確認、口座残高の確認

年次の業務
決算、減価償却費の計算など

 

経理担当者は毎日決まった業務をミス無くこなすことが優秀であると思い込んでいますが、本当にそうでしょうか?利益に直結しない経理部門が1日ストップしたとしてどれだけ会社に影響があるでしょうか?1週間ストップしたらヤバイでしょうか?さすがに1ヶ月は無理ですかね・・・。

実は経理業務、担当者の美徳である毎日きちんと処理をする事は会社にとってはそれほど重要ではないことがほとんどです。

特に日次処理の代表「小口現金の管理」。これほどムダでコスト高の業務はありません。

小口現金の管理のほとんどは経費の精算と立て替えでしょう。

経費精算の代表的なものは

  • 社用車にガソリンを入れたから精算してくれ
  • ボールペンを買ったから精算してくれ
  • ファイルを買った
  • 出張費の精算をしてくれ
  • 接待でメシ食った分の精算をしてくれ

 

こんなものでしょうか。他にもあるかもしれませんね。

もう一つは「立て替え・仮払い」です。

出張で新幹線を使うので3万円仮払いしてくれ というようなものです。

経理担当者の時給計算したことありますか?

経理担当者の給料・社会保険など込み込みで総額20万円だとします。(かなり安い設定のはずです)

この人が経費精算をするのにいくら人件費が掛かっているか計算したことあるでしょうか?

ガソリン代の精算を例にとってみましょうか。

社用車にガソリンを入れたから精算してください。
レシートを提出して、そのレシートを裏紙にノリで貼り付けて、ガソリン代4,867円を小口現金の金庫から出して精算。

精算してから経理担当者はこの現金の動きを会計ソフトに入力します。

有能な方でもこの1件を処理するのに5分は掛かるでしょう。慣れない人であれば10分掛かるかもしれません。

20万円の給料の方、1ヶ月20日出勤、1日8時間労働だとすると時給は1,250円です。
5分に換算すると104円です。

経費精算1件につき104円掛かっています。慣れない人が10分掛かるとすると208円です。こんなにお金かける必要ありますか?


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